CYRIL REINHARD

Et oui, nous devons faire de la pub pour le blog de Montgeron ;-)

Pour faire connaitre ce blog, voici l'affiche que nous allons diffuser ! N'hésitez as à la diffuser aussi ;-)

et voici des versions PDF pour des impressions, si vous souhaitez les diffuser :

Télécharger flyers (53.7K)

Télécharger Affiches_blogs2.pdf (144.8K)

Préparation et animation de réunions, rendez-vous...

Préparation et animation de réunions

Télécharger le cours en format MindManager et bientôt un cours online !

Télécharger Cyril_cours_management_reunion.pdf (472.4K)

 

Préparation et animation de

réunion

1 Astuces Présentation

Slides

un nombre réduit d'aides visuelles

un seul thème par visuel

peu de texte sur chaque visuel (pas trop ;-) )

complémentarité PAROLE / VISUEL

Comportement

utiliser les différents supports

Eviter les notes papiers

Accrocher l'attention (anecdote)

Divers

Parler assez fort

Eviter les mains dans les poches

Attention à la tenue en fonction de l'auditoire

Appliquer la règle de 3

J'annonce ce que je vais dire

je le dis

je résume ce que j'ai dit

animation

post-it

travail en groupe

tour de table

faire participer

questions

Quiz

2 Memo "Organisation"

convocation

date

heure (et durée)

lieu

Participants

Objet de la réunion et Agenda

moyens

matériel

vidéo projecteur

tableau

papier, crayon

logistique

nombre de personnes

salle

Transport

Technologies

Sondages

Forum

Blog

Intranet : Web Conf

GED : Gestion Electronique de Documents

Budget

Type de réunion

Conférence téléphonique

Web Conférence

Acrobat Connect

WebEx

Dans un salle, classique

4 L'après réunion

compte-rendu

Reprendre la structure et les information de l'ordre du jour

synthétiser les résultats de la réunion

Décisions

Actions

Qui

Quoi

quand

Comment

Solutions

Si nécéssaire programmer la prochaine réunion

Diffuser

Aux Participants

et aux personnes pouvant être concernées

Archiver

5 Le Déroulement réunion

Bien commencer

1- Organisez les présentations si les participants ne se connaissent pas (tour de table)....

2- Exprimez clairement l'objectif de la réunion

3- Soulignez l'importance de l'objectif et l'importance des participants

4- Présentez le plan, et les résultats à obtenir

5- Invitez les participants à s'exprimer sur l'objectif et le plan pour vous assurer de leur adhésion. Repérez les attentes et objections des participants

6- Expliquez la méthode de travail qui va être utilisée et ce que chacun doit faire

7- Indiquez bien l'heure de fin de la réunion et les poses éventuelles

8- Désignez un secrétaire/Rapporteur de séances

Animation

Le rôle de l'animateur

Rôle

Organiser la progression vers l'objectif

Assurer la participation de tous et faire vivre le groupe de travail

Apporter sa contribution sur un sujet (dans certains cas)

Comment gérer la prise de parole, faciliter les échanges

Donner la parole et veille à ce qu'une seule personnes parle à la fois... Une méthode pratique et qui peut aider l'animateur avec est le principe de "la balle tournante" . Il faut avoir la balle (objet) entre les mais pour parler

Encourager les contributions en posant des questions pour approfondir la réflexion.

Faire bien attention que chacun est à l'aise pour dire ce qu'il pense et relancer quelqu'un qui parle peu

Ecoutez et être très attentif sur les questions et objections levées

Vérifier la compréhension mutuelle, en reformulant ce qui est dit par les unes et les autres

Faire des suggestions pour aider

Comment motiver et valoriser les efforts

Ne pas hésiter à féliciter le groupe en montrant les résultats, les progrès

Valoriser la participation de chacun en reprenant ce qui est dit de façon positive

Détendre l'atmosphère avec de l'humour

Faire expliciter les raisons d'une intervention, d'une tension entre des personnes.

Se servir du groupe pour calmer un "contradicteur chronique

Contrôle du temps

Respectez l'horaire de début et de fin de réunion

Consacrez le temps prévu à chaque séquence

Surveillez le temps ou demandez à un participant de faire périodiquement l'horloge parlant

Recentrer le groupe sur l'objectif en cas de déviation

Coupez ceux qui parlent trop et invitez-les à être plus concis

Montrez l'avancement du travail en cours de réunion

Rappeler le plan et le temps restant

méthode de travail

Groupe de travail (Questions

Post-it

Brainstorming

Tour de table

Volontariat

Contrôle des résultats

Moyens

support papier

Présentation powerpoint

Tableau

Démos

Synthèse

Résumez l'intervention des participants

Soulignez les points d'accord du groupe

Identifiez les points de désaccord... et chercher une reformulation acceptable... (si possible)

Synthétiser les résultats et les valider avec le groupe

6 Les grands points de la Préparation

Plan de la réunion

Fixez un objectif

minutez les différentes parties

Durée

Qui prépare quoi

Identifiez les différentes étapes

Résultats à obtenir=

Critères de Contrôle=

Timing

Documents à lire avant

Documents à apporter

Participants

participants

animateur

intervenant(s

Disponibilité

7 Décision : "programmer une réunion

Raisons, Pourquoi un réunion

Pourquoi ? (décisions)

valider

préparer les actions à faire

décider=

attribution de tâche=

résoudre des problèmes

Pourquoi ? (suivi

piloter

suivi de projet

suivi des activités, actions

Pourquoi ? (information

Informer

communiquer

former

débattre

s'informer

échanger des points de vue

Définir un Ordre du jour

Bien définir l'objectif 17